"Na atual sociedade da informação, o que se procura (...) é o líder sábio, cuja capacidade de guiar as pessoas seja apurada pelos caminhos do conhecimento e da ética"

terça-feira, 28 de dezembro de 2010

Como a administração do tempo pode ajudar sua empresa


Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa possui. Por isso, se ela não conseguir gerí-lo da melhor forma possível terá grandes problemas em sua vida, tanto pessoal quanto profissional. Administração do tempo é tudo! Afinal, ele é um bem que precisa ser gasto com planejamento e cautela. E isto vale também para os executivos, suas equipes e as empresas, principalmente aquelas que possuem mil e uma atividades a serem realizadas no mesmo dia.

Para gerenciar o tempo dentro de uma empresa é necessário saber exatamente o que tem que ser feito (reuniões, conferências, manutenções, encontros de negócios, entrega de novos projetos etc). E também os prazos pré-estabelecidos para a realização de cada tarefa (um dia, uma semana, um mês etc). Para isto, as empresas precisam ter profissionais capacitados para fazer a gestão do tempo de seus setores e funcionários. Controlando as atividades a serem desenvolvidas, os métodos utilizados e as pessoas que irão desempenhá-las. Desta forma, é preciso que o responsável pelo gerenciamento das atividades desenvolva um método de trabalho que maximize o desempenho das atividades diminuindo o tempo gasto. Se você faz algo de forma demorada as cobranças aparecem, sua equipe se perde, o stress é gerado e muito tempo é perdido desnecessariamente.
O especialista em gestão do tempo e autor do livro Mais tempo & Mais dinheiroChristian Barbosa afirma que este método de administração do tempo precisa ser pautado em alguns princípios básicos. Abaixo os itens destacados por ele e nossa adaptação para as empresas, veja:
Identidade – Entender a Tríade das tarefas, descobrir, refletir e analisar seus relacionamentos, missão e formas de equilibrar sua vida.
Este princípio pode ser implementado na sua empresa, ou onde você trabalha. É necessário, pra isso, compreender a forma como sua equipe trabalha, descobrir a melhor maneira de realizar tal tarefa e saber em quanto tempo ela pode ou deve ser realizada. A compreensão do cenário é fundamental.
Metas – Todo ser humano vive em busca de algo, a gestão do tempo é mais do que responsável por colocar seu tempo na obtenção desses resultados.
Você e sua equipe também precisam de metas claras. Não se pode tocar um projeto, ou vários, sem saber como serão realizados. É preciso estabelecer um tempo limite para a realização destas atividades, de preferência um dia ou dois antes do prazo final de entrega. Desta forma, você ganha uma margem de manobra para lidar com os imprevistos que sempre aparecem.
Planejamento – para alcançar nossas metas é necessário planejamento. Para reduzir seu estresse é preciso planejar suas atividades.
Uma vez que já se sabe o que fazer e pra quando fazer, é possível planejar como isto será feito. O responsável pela equipe, no caso você, pode determinar as pessoas que irão desempenhar tal função, o método utilizado e as ferramentas mais adequadas para finalizar o projeto. A etapa do planejamento é decisiva para o sucesso de sua tarefa.
Organização – para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis, informações, arquivos e e-mails. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios.
Para que este planejamento seja posto em prática com sucesso é necessário que você se organize. Todos sabemos a correria que é trabalhar em uma grande empresa, com isto acabamos por deixar algumas atividades de lado como organizar pastas, arquivos, agendas e até a própria mesa. Este “deixar de lado” pode comprometer o andamento de suas atividades no futuro, por isto organize-se!
Execução entrar em ação é importante. De boas intenções, os fracassados estão cheios. É preciso evoluir ao invés de simplesmente agir.
A parte da execução do projeto se mostra muito importante para tudo acontecer como planejado. Não adianta administrar o tempo em todo o processo e na hora da execução atrasar, protelar ou mesmo adiar o desenvolvimento das atividades principais. A não ser que haja um motivo “de força maior” como uma solicitação dos superiores, por exemplo. Caso contrário, é imprescindível que seu planejamento seja posto em prática integralmente.
Desta forma, o sucesso de suas atividades será muito maior se houver uma administração do tempo eficaz. Mas sempre tendo em mente que nada disto é mágica, tudo se faz com muita consciência e planejamento. Não se pode tratar o seu trabalho ou seu negócio como se tudo pudesse esperar. Priorize o importante, planeje e obterá sucesso!
Assim como você gerencia o seu tempo de lazer nas horas de folga, é preciso também que você utilize esta orientação em sua vida profissional, com sua equipe e seus pares de trabalho. Não deixe suas atividades para última hora, não perca tempo marcando reuniões desnecessárias e sem objetivos, não deixe para depois as atividades que demandam maior pesquisa, tempo e atenção. Gerencie seu tempo para que ele trabalhe a seu favor. Bom trabalho e boa sorte!

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